Política de privacidad y protección de datos

Última actualización: 12 de noviembre de 2026

Qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo ejercer tus derechos, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (LOPDP) y su Reglamento.

Contenido

1. Quién es responsable de tus datos

El responsable del tratamiento de tus datos personales es:

Razón social: QUITO POLO CLUB SA
RUC: 1790415902001
Nombres comerciales: La Palma Polo Hotel · La Palma Polo Club
Domicilio: Calle Manuel Burbano, Barrio La Palma, Puembo, Distrito Metropolitano de Quito, Pichincha, Ecuador
Teléfono y WhatsApp: +593 99 900 0870
Correo de privacidad: [email protected]

En esta política, «La Palma», «nosotros» o «nuestro» se refiere a QUITO POLO CLUB SA. Aplica a este sitio web, a nuestros canales de mensajería (WhatsApp, Messenger e Instagram), a los formularios de anuncios en Facebook e Instagram, y a los servicios de hospedaje, restaurante, eventos, bodas, membresías y actividades.

2. Qué datos personales tratamos

Identificación y contacto: nombres, número de cédula o pasaporte, nacionalidad, correo electrónico, teléfono y número de WhatsApp.
Reservas y estancias: fechas, suite, número de huéspedes y acompañantes, solicitudes especiales, consumos y preferencias de servicio.
Facturación y pagos: RUC o cédula, razón social, dirección y correo para la factura electrónica. Los datos completos de tarjetas los procesa directamente el banco, la pasarela de pago o el datáfono; nosotros no los almacenamos.
Eventos, bodas y membresías: datos del organizador o socio y de sus familiares beneficiarios, fecha y tamaño del evento, requerimientos y datos de contrato.
Comunicaciones: el contenido de los mensajes que nos envías por WhatsApp, Messenger, Instagram, correo, formularios web o teléfono, y el historial de esas conversaciones.
Formularios de anuncios de Meta: si completas un formulario en un anuncio de Facebook o Instagram, Meta nos entrega los datos que tú escribiste en él (por ejemplo, nombre, teléfono, correo e interés).
Navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, origen de la visita e identificadores de cookies y píxeles, según lo que aceptes en el aviso de cookies.
Datos sensibles: solo si tú nos los das y para el fin concreto, por ejemplo alergias o restricciones alimentarias para el restaurante o un evento, o condiciones físicas relevantes para actividades ecuestres. Los tratamos con tu consentimiento explícito y con acceso restringido.
Niñas, niños y adolescentes: los datos de menores que se hospedan o participan en actividades los recibimos de sus padres o representantes legales, únicamente para el registro, la seguridad y la prestación del servicio.

3. Para qué usamos tus datos y con qué base legal

Tratamos tus datos según las bases de legitimación previstas en el artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP):

Finalidad	Base legal
Gestionar reservas, el registro de huéspedes, estancias, eventos, bodas, membresías y actividades.	Ejecución de un contrato o de medidas precontractuales que tú solicitas.
Emitir facturas, llevar la contabilidad y cumplir obligaciones tributarias, turísticas y de registro de huéspedes.	Cumplimiento de una obligación legal.
Responder tus consultas y cotizaciones por WhatsApp, Messenger, Instagram, correo o teléfono.	Medidas precontractuales a tu pedido y, cuando aplique, tu consentimiento.
Enviarte promociones, novedades del club e invitaciones a eventos.	Tu consentimiento, que puedes retirar en cualquier momento.
Medir el uso del sitio y mostrar anuncios relevantes en Meta y Google mediante cookies, píxeles y la API de Conversiones de Meta.	Tu consentimiento, dado en el aviso de cookies.
Proteger nuestras instalaciones, sistemas y huéspedes, prevenir fraudes y mejorar el servicio con encuestas de satisfacción.	Interés legítimo, siempre que no prevalezcan tus derechos.
Atender emergencias médicas o de seguridad durante tu visita.	Interés vital del titular o de terceros.

No tomamos decisiones que te afecten de forma significativa basadas únicamente en tratamientos automatizados. No vendemos ni alquilamos tus datos personales.

4. WhatsApp, Messenger, Instagram y anuncios de Meta

Cuando nos escribes por WhatsApp, Messenger o Instagram, o completas un formulario en un anuncio, Meta Platforms, Inc. y sus filiales (incluida Meta Platforms Ireland Ltd. y WhatsApp LLC) tratan esa información como proveedores de la plataforma, conforme a sus propias políticas de privacidad. Nosotros recibimos los mensajes en nuestra cuenta de empresa y en nuestro sistema de gestión de clientes (CRM) para responderte y dar seguimiento a tu solicitud.

Algunas respuestas pueden ser generadas por un asistente virtual automatizado. Siempre puedes pedir que te atienda una persona de nuestro equipo.
Solo te enviaremos mensajes promocionales por WhatsApp si nos diste tu consentimiento para ello, por ejemplo al marcar la casilla de un formulario o al pedirlo en el chat.
Puedes dejar de recibirlos en cualquier momento respondiendo BAJA o STOP, o escribiéndonos al correo indicado arriba.
Te pedimos no enviar por chat datos de tarjetas ni información de salud que no sea necesaria.

Puedes revisar cómo trata Meta tus datos en la Política de privacidad de Meta y en la Política de privacidad de WhatsApp.

5. Cookies, píxeles y tecnologías similares

Usamos tres tipos de tecnologías en este sitio:

Necesarias: guardan tu idioma y tu decisión sobre cookies. No requieren consentimiento.
Analítica: herramientas como Google Analytics o Google Tag Manager, para saber cuántas personas visitan el sitio y qué páginas usan.
Publicidad: el píxel de Meta y la API de Conversiones de Meta, que permiten medir los resultados de nuestros anuncios y mostrar anuncios a personas que visitaron el sitio. Cuando enviamos eventos a Meta desde nuestro servidor, los datos de contacto se envían cifrados mediante una función hash.

Las cookies de analítica y publicidad solo se activan si las aceptas en el aviso de cookies. Terceros como Meta y Google pueden usar cookies, balizas web y tecnologías similares para recopilar información de este sitio y de otros sitios, y usarla para ofrecer servicios de medición y anuncios. Puedes cambiar tu decisión en cualquier momento con el enlace «Preferencias de cookies» al pie de cada página, bloquear las cookies desde tu navegador, ajustar tus preferencias de anuncios en Meta o excluirte en optout.aboutads.info y youronlinechoices.eu.

6. Con quién compartimos tus datos

Compartimos datos solo cuando es necesario para las finalidades descritas y con proveedores que actúan como encargados del tratamiento bajo contrato y con obligaciones de confidencialidad y seguridad:

Proveedores de software de gestión de clientes (CRM), mensajería, correo, alojamiento web y motor de reservas.
Meta Platforms (WhatsApp, Facebook e Instagram) y Google (Workspace, Analytics, Maps y anuncios).
Agencias de marketing y tecnología que administran nuestros anuncios, sitio web y CRM por cuenta nuestra.
Bancos, pasarelas de pago y proveedores de facturación electrónica.
Asesores contables, legales y auditores.
Proveedores de eventos y bodas que tú contrates o apruebes, solo con los datos necesarios para el servicio.
Autoridades públicas, como el Servicio de Rentas Internas, el Ministerio de Turismo o autoridades judiciales y policiales, cuando la ley lo exija.

7. Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores (por ejemplo Meta, Google y plataformas de CRM) almacenan o procesan datos en servidores ubicados en Estados Unidos, la Unión Europea u otros países. Estas transferencias se realizan conforme a las reglas de transferencia internacional de la LOPDP, su Reglamento y la normativa de la Superintendencia de Protección de Datos Personales, con garantías adecuadas como cláusulas contractuales y medidas de seguridad equivalentes a las exigidas en Ecuador.

8. Cuánto tiempo conservamos tus datos

Reservas, contratos y facturas: durante la relación contractual y luego por los plazos que exigen las normas tributarias y contables, por regla general siete años.
Consultas y cotizaciones que no se concretan: hasta 24 meses desde el último contacto.
Comunicaciones promocionales: hasta que retires tu consentimiento.
Cookies: según la duración de cada cookie, sin superar los 13 meses.

Al terminar estos plazos, eliminamos o anonimizamos los datos de forma segura.

9. Tus derechos

Conforme a la LOPDP, puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de:

Acceso: saber qué datos tuyos tratamos y cómo.
Rectificación y actualización: corregir datos inexactos o incompletos.
Eliminación: pedir que borremos tus datos cuando ya no sean necesarios o cuando retires tu consentimiento.
Oposición: oponerte a ciertos tratamientos, incluida la publicidad.
Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común.
Suspensión del tratamiento en los casos que prevé la ley.
No ser objeto de decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas.
Revocar tu consentimiento, sin que esto afecte el tratamiento realizado antes.

Para ejercerlos, escríbenos a [email protected] con el asunto «Protección de datos», indicando tu nombre, el derecho que quieres ejercer y un medio de contacto. Podemos pedirte verificar tu identidad. Responderemos en un plazo máximo de 15 días. Si no estás conforme con nuestra respuesta, puedes presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.

10. Cómo solicitar la eliminación de tus datos

Puedes pedir que eliminemos los datos que tenemos sobre ti, incluidos los recibidos por WhatsApp, Messenger, Instagram o formularios de anuncios de Facebook e Instagram:

Por correo: escribe a [email protected] con el asunto «Eliminar mis datos», indicando tu nombre y el teléfono o correo con el que nos contactaste.
Por WhatsApp: envía el mensaje «ELIMINAR MIS DATOS» al +593 99 900 0870.

Confirmaremos la eliminación en un plazo máximo de 15 días. Solo conservaremos lo que la ley nos obligue a guardar, como facturas emitidas, y lo bloquearemos para cualquier otro uso.

Si además quieres quitar el acceso de una aplicación desde tu cuenta de Facebook, ve a Configuración y privacidad › Configuración › Apps y sitios web, y elimina la aplicación.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger tus datos: conexión cifrada (HTTPS) en este sitio, accesos personales con contraseña y verificación en dos pasos en nuestras plataformas, acceso limitado al personal que lo necesita y acuerdos de confidencialidad con proveedores. Si ocurriera una vulneración de seguridad que afecte tus datos, la notificaremos a la Superintendencia de Protección de Datos Personales y, cuando corresponda, a ti, en los plazos que establece la LOPDP.

12. Menores de edad

Este sitio y nuestros canales de contacto están dirigidos a personas mayores de 18 años. Las reservas, contratos y membresías deben hacerlos adultos. Si eres padre, madre o representante y crees que un menor nos dio datos sin tu autorización, escríbenos y los eliminaremos.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o en nuestros servicios. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es importante, te lo comunicaremos por los medios de contacto que tengamos.

14. Contacto

Para cualquier pregunta sobre esta política o sobre tus datos: [email protected] · +593 99 900 0870 · Calle Manuel Burbano, Barrio La Palma, Puembo, Pichincha, Ecuador.

Privacy and data protection policy

Last updated: November 12, 2026

What personal data we process, why, who we share it with and how to exercise your rights, under Ecuador's Organic Law on Personal Data Protection (LOPDP) and its regulations.

Contents

1. Who is responsible for your data

The controller of your personal data is:

Legal name: QUITO POLO CLUB SA
RUC (Tax ID): 1790415902001
Trade names: La Palma Polo Hotel · La Palma Polo Club
Address: Calle Manuel Burbano, Barrio La Palma, Puembo, Metropolitan District of Quito, Pichincha, Ecuador
Phone and WhatsApp: +593 99 900 0870
Privacy email: [email protected]

In this policy, "La Palma", "we", "us" or "our" means QUITO POLO CLUB SA. It covers this website, our messaging channels (WhatsApp, Messenger and Instagram), lead forms in Facebook and Instagram ads, and our lodging, restaurant, events, weddings, membership and activity services.

This policy follows Ecuador's Organic Law on Personal Data Protection (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, "LOPDP") and its regulations. The Spanish version prevails if the two versions differ.

2. What personal data we process

Identity and contact: name, ID or passport number, nationality, email, phone and WhatsApp number.
Bookings and stays: dates, suite, number of guests and companions, special requests, charges and service preferences.
Billing and payments: tax ID, company name, address and email for the electronic invoice. Full card details are handled directly by the bank, payment gateway or card terminal; we do not store them.
Events, weddings and memberships: details of the organizer or member and their family beneficiaries, event date and size, requirements and contract data.
Communications: the content of messages you send us by WhatsApp, Messenger, Instagram, email, web forms or phone, and the history of those conversations.
Meta lead ads: if you fill in a form in a Facebook or Instagram ad, Meta passes us the details you typed into it (for example name, phone, email and interest).
Browsing: IP address, device and browser type, pages visited, referral source and cookie and pixel identifiers, according to what you accept in the cookie notice.
Sensitive data: only if you give it to us and for that specific purpose, such as food allergies for the restaurant or an event, or physical conditions relevant to equestrian activities. We process it with your explicit consent and restricted access.
Children and adolescents: data about minors who stay with us or take part in activities is provided by their parents or legal guardians, only for registration, safety and delivering the service.

3. Why we use your data and our legal basis

We process your data on the legal bases set out in Article 7 of the LOPDP:

Purpose	Legal basis
Managing bookings, guest registration, stays, events, weddings, memberships and activities.	Performance of a contract or pre-contractual steps you request.
Issuing invoices, keeping accounts and meeting tax, tourism and guest-registration duties.	Compliance with a legal obligation.
Answering your questions and quote requests by WhatsApp, Messenger, Instagram, email or phone.	Pre-contractual steps at your request and, where applicable, your consent.
Sending you offers, club news and event invitations.	Your consent, which you can withdraw at any time.
Measuring site use and showing relevant ads on Meta and Google through cookies, pixels and the Meta Conversions API.	Your consent, given in the cookie notice.
Protecting our premises, systems and guests, preventing fraud and improving our service through satisfaction surveys.	Legitimate interest, provided your rights do not prevail.
Handling medical or safety emergencies during your visit.	Vital interest of the data subject or others.

We do not make decisions that significantly affect you based solely on automated processing. We do not sell or rent your personal data.

4. WhatsApp, Messenger, Instagram and Meta ads

When you message us on WhatsApp, Messenger or Instagram, or fill in a form in an ad, Meta Platforms, Inc. and its affiliates (including Meta Platforms Ireland Ltd. and WhatsApp LLC) process that information as platform providers under their own privacy policies. We receive the messages in our business account and in our customer relationship management system (CRM) to reply and follow up on your request.

Some replies may be generated by an automated virtual assistant. You can always ask to speak with a member of our team.
We only send you promotional WhatsApp messages if you consented, for example by ticking a form checkbox or asking in the chat.
You can stop them at any time by replying STOP or BAJA, or by emailing us at the address above.
Please do not send card details or unnecessary health information by chat.

You can review how Meta processes your data in the Meta Privacy Policy and the WhatsApp Privacy Policy.

5. Cookies, pixels and similar technologies

We use three kinds of technology on this site:

Necessary: they remember your language and your cookie choice. They do not need consent.
Analytics: tools such as Google Analytics or Google Tag Manager, to understand how many people visit the site and which pages they use.
Advertising: the Meta Pixel and the Meta Conversions API, which let us measure our ads and show ads to people who visited the site. When we send events to Meta from our server, contact details are hashed before they are sent.

Analytics and advertising cookies only run if you accept them in the cookie notice. Third parties such as Meta and Google may use cookies, web beacons and similar technologies to collect information from this site and elsewhere on the internet, and use it to provide measurement services and target ads. You can change your choice at any time with the "Cookie preferences" link at the bottom of every page, block cookies in your browser, adjust your Meta ad preferences, or opt out at optout.aboutads.info and youronlinechoices.eu.

6. Who we share your data with

We only share data when needed for the purposes above, with providers acting as processors under contract, bound by confidentiality and security duties:

Providers of CRM, messaging, email, web hosting and booking-engine software.
Meta Platforms (WhatsApp, Facebook and Instagram) and Google (Workspace, Analytics, Maps and ads).
Marketing and technology agencies that run our ads, website and CRM on our behalf.
Banks, payment gateways and electronic-invoicing providers.
Accounting and legal advisers and auditors.
Event and wedding suppliers you hire or approve, only with the data needed for the service.
Public authorities, such as the Internal Revenue Service (SRI), the Ministry of Tourism or judicial and police authorities, when the law requires it.

7. International transfers

Some of our providers (for example Meta, Google and CRM platforms) store or process data on servers in the United States, the European Union or other countries. These transfers follow the international-transfer rules of the LOPDP, its regulations and the rules of Ecuador's Personal Data Protection Authority, with appropriate safeguards such as contractual clauses and security measures equivalent to those required in Ecuador.

8. How long we keep your data

Bookings, contracts and invoices: for the contractual relationship and then for the periods required by tax and accounting rules, generally seven years.
Enquiries and quotes that do not go ahead: up to 24 months from the last contact.
Promotional messages: until you withdraw your consent.
Cookies: according to each cookie's lifespan, no longer than 13 months.

When these periods end, we securely delete or anonymize the data.

9. Your rights

Under the LOPDP you may at any time exercise your rights to:

Access: know what data about you we process and how.
Rectification and updating: correct inaccurate or incomplete data.
Erasure: ask us to delete your data when it is no longer needed or when you withdraw consent.
Objection: object to certain processing, including advertising.
Portability: receive your data in a structured, commonly used format.
Suspension of processing in the cases set by law.
Not to be subject to decisions based solely on automated assessments.
Withdraw your consent, without affecting processing carried out before.

To exercise them, email [email protected] with the subject "Data protection", stating your name, the right you want to exercise and how to reach you. We may ask you to verify your identity. We will reply within 15 days at most. If you are not satisfied with our answer, you can file a complaint with Ecuador's Superintendencia de Protección de Datos Personales (Personal Data Protection Authority).

10. How to request deletion of your data

You can ask us to delete the data we hold about you, including data received through WhatsApp, Messenger, Instagram or Facebook and Instagram lead forms:

By email: write to [email protected] with the subject "Delete my data", including your name and the phone or email you used to contact us.
By WhatsApp: send the message "DELETE MY DATA" to +593 99 900 0870.

We will confirm the deletion within 15 days at most. We will only keep what the law requires us to keep, such as issued invoices, and block it from any other use.

If you also want to remove an app's access from your Facebook account, go to Settings & privacy › Settings › Apps and websites, and remove the app.

11. Security

We apply technical and organizational measures to protect your data: an encrypted connection (HTTPS) on this site, personal logins with two-step verification on our platforms, access limited to staff who need it, and confidentiality agreements with providers. If a security breach affecting your data occurs, we will notify the Personal Data Protection Authority and, where appropriate, you, within the deadlines set by the LOPDP.

12. Minors

This site and our contact channels are intended for people aged 18 or over. Bookings, contracts and memberships must be made by adults. If you are a parent or guardian and believe a minor gave us data without your permission, contact us and we will delete it.

13. Changes to this policy

We may update this policy to reflect legal changes or changes in our services. We will publish the new version on this page with its update date and, if the change is significant, let you know through the contact details we hold.

14. Contact

For any question about this policy or your data: [email protected] · +593 99 900 0870 · Calle Manuel Burbano, Barrio La Palma, Puembo, Pichincha, Ecuador.